Архив – государственное учреждение, которое обеспечивает документам сохранность, благоприятные условия для их использования, предоставляет информацию органам государственной власти и местного самоуправления, а также удовлетворяет информационные потребности населения.
Предоставление государственной услуги «Исполнение запросов» относится к основному виду государственных услуг, оказываемых Государственным казенным учреждением «Государственный архив Республики Ингушетия».
В соответствии с действующим на сегодняшний день законодательством Российской Федерации, архивная информация, подтверждающая социальные права и законные интересы граждан (архивные справки, архивные копии, архивные выписки и т.д.) предоставляется на бумажном носителе и заверяется гербовой печатью.
Какие запросы бывают?
Запросы бывают трех видов:
тематические – запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту;
генеалогические – запросы, выражающие потребность в документальной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода;
социально-правовые – запросы конкретного лица или организации, связанные с обеспечением их прав и законных интересов. Они делятся на три группы: служебного характера от органов законодательной и исполнительной власти; от физических и юридических лиц; запросы от российских и иностранных граждан и лиц без гражданства, проживающих за рубежом, так называемые консульские.
Для Госархива Ингушетии наиболее актуальными являются социально-правовые запросы от физических и юридических лиц. По Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ к социально-правовым запросам относятся запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы, службы в воинских частях и формированиях, о состоянии здоровья, о награждении, присвоении званий, о получении образования, о применении репрессий, об актах гражданского состояния и т.п.
Все социально-правовые запросы Госархив Ингушетии выполняет безвозмездно.
Сроки исполнения запроса
По Основным правилам работы архивов срок исполнения запросов социально-правового характера по документам архива не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
В Госархиве Ингушетии срок исполнения запросов социально-правового характера установлен в течение 10 дней.
Куда обращаться?
Во-первых, в какой именно архив вам обращаться, зависит от масштаба интересующей вас организации: если вам необходимы данные о человеке, который работает (работал) в учреждении федерального подчинения, следует обращаться в федеральные архивы; республиканского, краевого, областного подчинения – в государственные архивы соответствующего региона; городского и районного подчинения – в муниципальные архивы.
Чтобы узнать, в какой именно архив обратиться, вы можете воспользоваться сайтом www.rusarchives.ru. Еще существует интернет-путеводитель по архивам России www.guides.rusarchives.ru, который позволяет производить поиск по 31 федеральному и 49 региональным архивам и включает в себя порядка 140 тыс. архивных фондов, содержащих социально-политические, исторические, военные, экономические и другие документы.
Как составить запрос?
К запросу жесткие требования не установлены, заявление составляется в свободной форме, но на имя руководителя архива. Обязательно, вне зависимости от вида запроса, должны быть указаны следующие данные:
фамилия, имя, отчество интересующего лица в настоящее время и обязательно фамилия в запрашиваемый период (указать год смены фамилии, если это имело место);
адрес, по которому нужно направить ответ архива;
ваш контактный телефон;
о чем и для какой цели запрашивается информация.
Архивная справка.
Чаще всего заявителю приходит ответ на запрос в виде архивной справки, реже – архивной выписки или копии документа.
В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные за то время, за которое имеются сведения в документах архива: приводится точное название должности, занимаемой гражданином, и период его работы. Листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, собственноручно составленные гражданином, на которых отсутствуют отметки о проверке имеющихся в них сведений на основании представленных подлинных документов или справок, не могут служить основанием для выдачи архивных справок о трудовом стаже (при необходимости эти сведения сообщаются письменно). В качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, используются только приказы по основной деятельности, лицевые счета, расчетные книжки, членские билеты профсоюзов.
В справку для назначения или пересчета пенсии включаются сведения в порядке, определяемом органом, осуществляющим пенсионное обеспечение граждан. Сведения о заработке включаются в справку так, как они изложены в документах архива. Данные приводятся раздельно за каждый год без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится.
При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, и даются необходимые рекомендации. Следует отметить, что текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий, в ряде случаев в ней воспроизводятся цитаты из архивных документов. После текста справки указываются поисковые данные документов, послужившие основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел, листов документа).
Заместитель директора
Госархива Ингушетии
М. Харсиева
Архив – государственное учреждение, которое обеспечивает документам сохранность, благоприятные условия для их использования, предоставляет информацию органам государственной власти и местного самоуправления, а также удовлетворяет информационные потребности населения…
» >